Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Gidiş Öncesi Süreç Kılavuzu & Gerekli Belgeler

Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Gidiş Öncesi Süreç Kılavuzu

Sevgili Öğrencilerimiz,

Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği kapsamında üniversitemizi yurt dışında temsil etmeye hak kazandığınız için tebrik ederiz. Hak kazandığınız bu deneyimin sorunsuz başlaması için gitmeden önce tamamlamanız gereken akademik ve idari süreçler bulunmaktadır.

Unutulmaması gerekir ki, her ortak üniversitenin öğrenci kabul ve başvuru prosedürleri (son başvuru tarihleri, dil belgesi kriterleri vb.) farklılık gösterebilir. Bu nedenle, öncelikle gideceğiniz üniversitenin web sayfasındaki "Erasmus/Incoming Student" bölümünü dikkatle inceleyiniz. Süreç için en önemli karşı kurumun belirttiği deadline'a (son tarihlere) uymaktır. Bu noktadaki ihmaliniz Erasmus hakkınızın yanmasına sebep olabilir. Süreç içerisinde günaşırı E-posta hesabınızı kontrol etmeniz gereklidir.

Aşağıda, hareketliliğiniz başlamadan önce tamamlamanız gereken süreçler ve Koordinatörlüğümüze teslim etmeniz gereken belgeler kronolojik sırayla listelenmiştir.

1. ADIM: Karşı Üniversiteye Başvuru (Nomination & Application)

Seçim sonuçları açıklandıktan sonra ofisimiz sizi karşı kuruma resmi olarak aday gösterir (Nomination), e-mail ile yapılan bu bildirim sizin mail adresinize de gelir. Ardından karşı kurum bizimle veya doğrudan öğrenciyle iletişime geçerek kendi başvuru yönergelerine göre (aşağıdaki belgeler örnek genel belgeler olup, farklı belgeler veya sistem üzerinden başvuru da istenebilir) belgeleri hazırlamanız ve karşı kuruma iletmeniz gerekir:

• Dil Belgesi: Yabancı Dil Puanınızı gösteren ve İngilizce Dil Yeterliliğinizi ispatlayan belge. Erasmus dil sınavına girdiyseniz ıslak imzalı dil belgenizi Yalova Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu'na giderek talep edebilirsiniz. E-posta ile talep için erasmus@yalova.edu.tr "Dil Belgesi Talebi" konu başlığıyla bilgilerinizi içeren bir mail göndermeniz yeterli olacaktır. Normal şartlarda 2 iş günü içerisinde belgeniz hazırlanarak mail adresinize iletilir. (Derslerin İngilizce olmadığı bazı kurumlar kendi anadillerinin yeterlilik belgelerini talep edebilirler (Örn. İspanyolca/İtalyanca. İngilizce dışındaki dil belgeleri öğrencinin sorumluluğundadır.)

• Resmi İngilizce Transkript: UBS - Belge Talep Et bölümünden imzalı İngilizce Transkript belgenizi talep edebilir, onaylandıktan sonra sistem üzerinden indirebilirsiniz. Belgeyi fakülteniz onaylamaktadır ve birkaç iş günü sürebilir. Aciliyetiniz varsa Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na giderek , güncel, imzalı ve mühürlü not döküm belgenizi alabilirsiniz.

• Not: Bazı üniversiteler başvuru esnasında sağlık sigortası isteyebilmektedir. Eğer gideceğiniz üniversite başvuru sırasında sağlık sigortasını istiyor ise yaptırmalısınız. Başvuru sürecinde sağlık sigortası istenmiyor ise kabul mektubunuz geldikten sonra vize sürecinde sigorta yaptırmanız tavsiye edilmektedir. Sigorta ile ilgili detaylı bilgiler aşağıda vize sürecinde paylaşılmıştır

2. ADIM: Learning Agreement - Öğrenim Anlaşması (OLA veya LA)

Öğrenim Anlaşması için çoğu kurum Online sisteme geçiş yaptığı için Online Learning Agreement talep etmektedir. Ancak bu sisteme henüz geçmeyen bazı kurumlar kağıt üzerinden LA (Learning Agreement) talep edebilirler.

• Online Learning Agreement (OLA - Before Mobility): Gideceğiniz kurumda alacağınız dersleri gösteren dijital anlaşmadır. Dersler, Yalova Üniversitesi’ndeki Bölüm Erasmus Koordinatörünüzün onayı ile seçilmelidir.

  • Kredi Kriteri: Bir yarıyıl için minimum 30 AKTS (ECTS), maksimum 33 AKTS ders seçilmesi zorunludur.

  • Lisansüstü Öğrencileri: Ders aşamasını tamamlamış yüksek lisans ve doktora öğrencileri, tez danışmanları ve koordinatörleri eşliğinde yapacakları akademik çalışmaları (araştırma, laboratuvar, seminer vb.) ECTS kredisi olarak formda gösterebilirler.

• İmza Süreci: OLA; sırasıyla Öğrenci, Yalova Üniversitesi Bölüm Koordinatörü ve Karşı Kurum Koordinatörü tarafından sistem üzerinden dijital olarak imzalanır. Fakülte Yönetim Kurulunun da onayına sunulmalıdır. Tüm imzaları tamamlanmış belgenin PDF çıktısı alınmalıdır.

• Gidiş Fakülte/Bölüm Yönetim Kurulu Kararı (FYK): İmzaları tamamlanan OLA ve karşı kurumdan gelen kabul mektubunun birer kopyası ile kendi bölüm/fakülte sekreterliğinize Erasmus hareketliliğine katılacağınızı bildirmeniz gerekir. Fakülte Yönetim Kurulu tarafından onaylanan bu karar, Fakülteniz tarafından doğrudan Erasmus Ofisimize iletilir.

3. ADIM: Vize, Pasaport ve Sigorta İşlemleri

• Vize Randevusu: Karşı kurumdan Kabul Mektubunuz (Acceptance / Invitation Letter) geldikten sonra vize randevusu alabilirsiniz. Konsolosluklar tarafından talep edilen belgeler ülkeden ülkeye ve yıldan yıla değişebilmektedir. Vize süreçleri öğrencinin sorumluluğunda olup, randevu ve belgeler konusunda konsolosluğun talep ettiği belgeleri hazırlamak için Erasmus Ofisi'nin bu sayfada yazılanlar ve "Vize Yazısı" dışında bir katkısı olmayacaktır.

• Vize ve Hibe Teyit Yazısı: Karşı kurumdan resmi Kabul Mektubunuz (Acceptance Letter / Invitation Letter) geldikten sonra erasmus@yalova.edu.tr adresine kabul mektubunuzu iletip vize yazınızı talep edebilirsiniz. Kabul mekltubunuzu ilettikten sonra bilgileriniz sisteme girilince. Turna Portal üzerinden "Başvurularım - Vize Yazısı Talep Et" adımlarını takip ederek Erasmusa katılımınızı ve hibenizi kanıtlayıcı, karekodlu "Vize Yazısı" alabilirsiniz. Konsolosluğun ıslak imzalı belge istemesi durumunda belgenizi Erasmus Ofisine getirerek mühürleterek imzalatabilirsiniz. 

• Yurt Dışı Eğitim Sağlık Sigortası: Konsoloslukların talep ettiği seyahat sigortası poliçenizin şu şartları taşıması zorunludur:

  1. "Yurt Dışı Eğitim/Öğrenci Sağlık Sigortası" ibaresini taşımalıdır.

  2. Ayakta ve yatarak tüm tedavileri kapsamalıdır.

  3. Yurt dışındaki toplam eğitim sürenizin tamamını (Kabul mektubundaki tarihler uyarınca) kapsamalıdır.

  4. En az 30.000 Euro teminat sınırına sahip olmalıdır.

  5. Bazı ülkeler (Özellikle İspanya) kendi ülkelerinde faaliyet gösteren bir firmadan sigorta yaptırmalarını zorunlu kılmaktadır. İspanya'daki üniversiteler Türkiye'de yapılan sağlık sigortasını kabul etmemektedirler. Kabul aldığınız kurumun yönlendireceği bir şirket veya İspanya'da harektlilik gerçekleştirmiş öğrencilerin yönlendirmesi üzerinden sağlık sigortası yaptırmanız gerekir.

  • Not: Türkiye'nin sosyal güvenlik anlaşması olduğu ülkeler (Örn: Almanya vb.) için sigorta yerine SGK'dan alınacak muadil belgeler (AT/11 vb.) kabul edilir. Gideceğiniz ülkede geçerli olup olmayacağını SGK ve Konsolosluklara teyit ettirmeniz tavsiye edilir. SGK'dan AT/11 belgesi alacak öğrenciler öncelikle erasmus@yalova.tr'ye mail atarak yazı talebinde bulunmalı ve ıslak imzalı belgeyi ofisten alarak SGK'ya götürmelidir.
    
    Öğrencilerin sağlık sigortası yaptırdıkları şirketler: Koru, Allianz, Sompo. Yanda örnek olarak verilen firmaların yanı sıra başka firmaların da, belki daha uygun koşullarda, bu sigortayı yapıyor olmaları mümkündür. Gideceğiniz ülke için bir araştırma yaparak, istenen kurallara uygun sağlık sigortanızı online olarak yaptırmanız mümkün olacaktır.

4. ADIM: Gitmeden Önce Ofise Teslim Edilecek Zorunlu Belgeler

Hibe ödemenizin (%80) banka hesabınıza yatırılması ve hareketliliğinizin resmiyet kazanması için 1-8 arasındaki aşağıdaki belgelerin tamamını PDF formatında, tek bir e-posta ekinde erasmus@yalova.edu.tr adresine iletmeniz gerekmektedir. Karışıklılık olmaması için bu belgeleri vize aldıktan sonra hazırlamaya başlamanız tavsiye edilir:

1. Kabul Mektubu (Acceptance Letter): Karşı kurumdan gelen onaylı belgenin kopyası.

2. Öğrenim Anlaşması (OLA / LA): 3 imzası da (Öğrenci - Yalova Üni. - Karşı Kurum) tamamlanmış PDF çıktısı.

3. Yurt Dışı Eğitim Sağlık Sigortası Poliçesi: (Yukarıdaki kriterlere uygun, tüm süreyi kapsayan poliçe).

4. Vize ve Pasaport Fotokopisi: Vize basılmış sayfa ve pasaport kimlik sayfası.

5. T.C. Kimlik/ Yabancı Kimlik Fotokopisi: Önlü arkalı kimlik / yabancı kimlik fotokopisi.

6. Uçak Bileti: Gidiş tarihinizi, gidilecek yeri ve adınızı içeren e-bilet.

7. Euro Hesap Bilgisi: Öğrencinin adına açılmış olan vadesiz Euro hesabına ait IBAN bilgisini gösteren belge/ekran görüntüsü. Kesintisiz hibe ödemesi için Üniversitemizin çalıştığı banka olan Vakıfbank üzerinden açılması tavsiye edilir. Farklı bir bankanın Euro hesabına transfer SWIFT işlemi olacağı için yüksek kesinti olacaktır.

8. Çevrimiçi Dil Desteği (OLS): Avrupa Komisyonu sistemi üzerinden girilen zorunlu seviye tespit sınavının sonuç belgesi. 

9. Erasmus+ Hibe Sözleşmesi (Orijinal): Diğer tüm belgeleriniz kontrol edilip onaylandıktan sonra, Kurum Koordinatörlüğümüz ile öğrenci arasında karşılıklı imzalanan resmi sözleşmedir. Sözleşmeniz hazırlanıp size mail olarak iletilecektir. Sözleşmeyi ıslak imzalı bir şekilde ofise teslim etmeniz zorunludur. Ofise gelerek veya kargolayarak sözleşmeyi ulaştırabilirsiniz. Bu sözleşme imzalanmadan hibe ödemesi yapılması yasal olarak mümkün değildir. Sözleşme yapılmadan yurtdışına çıkmanız durumunda Erasmus hareketliliğiniz geçersiz sayılacaktır.

💡 Önemli Hatırlatma: Uluslararası Öğrencilerimiz yurt dışına çıkmadan önce kayıt harçlarını ödemekle yükümlüdür ancak sistem üzerinden ders kaydı yapmamalıdırlar. Erasmus Hareketliliği için karşı kurum tarafından ayrıca bir kayıt ücreti istenmeyecektir.  Hareketlilik süresince üniversitemizle, bölüm koordinatörünüzle ve erasmus@yalova.edu.tr adresi üzerinden ofisimizle sürekli iletişimde kalmanız ve kurumsal e-postalarınızı günlük olarak kontrol etmeniz önem arz etmektedir.